“2번이랑 4번 항목 순서를 바꿔줘!” “이 단어를 전부 요 단어로 변경해줘!”
오늘은 PPT 텍스트 일괄변경이 필요할 때 쉽게 해결해 주는 ‘바꾸기’ 기능을 알려드리겠습니다. 학교나 회사에서 PPT 작업을 하다 보면 위와 같은 요청을 받는 일이 생각보다 자주 생깁니다.
10페이지 미만의 간단한 작업물의 경우에는 적당히 노가다를 해서 바꾸면 될 텐데요. 만약 수 십 페이지에 달하는 조별 과제 발표 자료나 회사 보고서 등이라면 저런 요청을 받았을 때 꼬리뼈에서 정수리까지 소름과 짜증이 폭발할 겁니다.
하지만 MS에서 이런 부분을 그냥 불편하게 놔둘 리가 없겠죠? 오늘의 포스팅을 통해 모든 고민을 한방에 날려 드릴 테니 잘 따라오시기 바랍니다.
PPT 텍스트 일괄변경, 바꾸기 기능이란?
파워포인트의 ‘바꾸기’ 기능은 특정 텍스트나 폰트를 다른 텍스트나 폰트로 대체하거나 변경하는 데 사용되는 기능인데요. 이 기능을 사용하면 프레젠테이션 내의 특정 내용을 손쉽게 찾아서 교체할 수 있습니다.
1. 바꾸기 기능 창 열기
우선 이 기능을 사용하기 위해서는 ‘창’을 열어야겠죠? 방법은 두가지가 있는데요.
1.1. 메뉴에서 찾아 띄우기
첫번째 방법은 메뉴 클릭을 통해 찾아 들어가는 방법인데요. ‘홈 탭 > 바꾸기 > 바꾸기’ 순으로 클릭합니다.
1.2. 단축키를 활용하여 띄우기(추천!)
단축키를 활용하여 한번에 기능 창을 띄우는 방법이 있습니다. ‘Ctrl+H’를 누르면 위와 같이 여러번의 클릭을 할 필요없이 바로 기능 창을 띄울 수 있습니다.
단축키를 사용하면 손쉽게 해당 기능을 실행할 수 있다는 장점이 가장 크지만 주변 사람들이 보기에 ‘있어보이는’ 장점도 있습니다ㅎㅎㅎ
파워포인트뿐 아니라 모든 작업을 수행할 때 마우스의 사용빈도가 적을수록, 키보드의 사용빈도가 높을수록 별거 아님에도 왠지 있어 보이는 마법을 경험하실 수 있으니 단축키를 안다면 꼭 단축키를 사용해 보세요.
2. 바꾸기 기능 사용법
위의 방법을 통해 기능을 실행하면 다음과 같은 창이 뜨게 됩니다.
창의 내용만 유심히 보아도 어떻게 사용하는지 감이 오시는 분도 있을 텐데요. 찾을 내용에 ‘변경이 필요한 내용’을 입력하고 바꿀 내용에 ‘변경할 내용’을 입력한 후 ‘모두 바꾸기’를 클릭하면 모든 작업이 끝납니다. 말로만 들으니 너무 쉬워보이죠? 해보시면 더 쉽습니다.
예시를 하나 들어보겠습니다. 30페이지짜리 자료를 만들었다고 가정하겠습니다.
위와 같이 1번 항목은 ‘바꾸기 기능 사용하기’, 2번 항목은 ‘바꾸기 기능 창열기’로 작성되어 있는데요. 1번과 2번의 순서가 반대로 들어간 거 같죠?
이때 슬라이드가 위에 보이는 것처럼 딱 두 페이지라면 고민할 것 없이 그냥 수정하면 될 것입니다. 하지만 각 항목의 슬라이드가 엄청 많다면? 하나씩 바꾸는 노가다가 반드시 필요하게 되는데요. 이때 구세주와 같은 기능이 바로 ‘바꾸기’ 기능입니다.
먼저 위와같이 기능 창을 띄운 후 찾을 내용에 ‘1. 바꾸기 기능 사용하기’, 바꿀 내용에 ‘1. 바꾸기 기능 창열기’를 입력한 후 모두 바꾸기를 눌러줍니다.
15개의 항목이 한 번에 변경된 것을 볼 수 있습니다. 복사해서 하나씩 붙여넣기 해야 할 작업이 1초 만에 끝나버렸습니다. 그럼 이제 원래의 2번 항목을 1번 항목으로 변경해야겠죠? 똑같은 방식으로 변경해 줍니다.
찾을 내용에 ‘2. 바꾸기 기능 창열기’, 바꿀 내용에 ‘1. 바꾸기 기능 창열기’를 입력한 후 모두 바꾸기를 눌러줍니다.
위와 같이 또 15개 항목이 일괄 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 이렇게 1번 항목과 2번 항목의 순서를 바꾸는 작업이 완료되었습니다.
이게 글로 작성을 해서 길어보이고 복잡해 보일 수 있는데요. 실제로 해보시면 허무할 정도로 간단합니다.
참고로 ‘홈 탭 > 바꾸기 > 글꼴 바꾸기’ 순으로 클릭하면 현재 본문에 사용된 글꼴도 일괄 변경이 가능하니 글꼴 변경이 필요할 때 하나씩 변경하지 마시고 꼭 활용해 보시기 바랍니다.
마무리
지금까지 파워포인트의 ‘바꾸기’ 기능에 대해 알려드렸습니다. 업무의 효율성이라는 것은 결국 ‘속도’로 귀결되기 마련입니다. 오늘 알려드린 내용처럼 뭔가 일괄적으로 내용을 변경해야 할 때 하나씩 바꾸고 있는 모습을 상사가 보게 되면 좋을 건 없겠죠?^^;
멋드러지게 단축키를 사용해서 지시한 내용을 한번에 촥~! 해내는 모습을 보여주시면 정말 별 거 아닌 작업으로도 업무능력을 한층 더 인정받는 데에 적지 않은 도움이 될 거라 확신합니다. 제가 그랬습니다ㅎㅎ
저는 더욱 유용한 오피스 꿀팁을 가지고 돌아오도록 하겠습니다.
긴 글 끝까지 읽어주셔서 대단히 감사합니다!