이번에는 난처한 생강이 ‘PPT 알려드림’으로 돌아왔습니다! 오늘은 첫번째 시간으로 PPT 작업이 빨라지는 필수설정을 알려드리겠습니다. 많은 설정이 있지만 이번 글에서는 크게 두가지 설정을 말씀드리고자 하는데요. 빠른 실행 도구 모음과 기본 도형 설정, 기본 텍스트 상자 설정입니다.
저는 평소 업무에서 파워포인트를 굉장히 많이 사용하는데요. 그렇다보니 저도 모르게 여러가지 노하우가 쌓이고 저는 별 거 아니라 생각했던 것들을 주변 동료들은 신기해하는 수준까지 도달한 것 같습니다. 전문적으로 파워포인트를 배운 적이 없기 때문에 오히려 더 실무에 근접한 정보를 드릴 수 있을 것 같아 이번 콘텐츠를 시작하게 되었습니다. 수년간 실전에서 쌓은 팁들을 풀어드릴테니 많은 도움이 되셨으면 좋겠습니다.
제가 사용하는 파워포인트는 오피스365 버전인 점 참고부탁드리며 가급적 2016 이후 버전 또는 오피스365 버전을 사용하시는 것을 권장드립니다.
파워포인트가 어려운 이유?
많은 분들이 파워포인트를 어렵게 느끼십니다. 물론 전문적으로 사용하기 위해서는 많은 공부도 필요하고 경험도 필요하기 때문에 당연히 도달하기 어려운 경지겠지만 일반적인 사용 수준은 조금의 관심과 경험만 있으면 생각보다 어렵지 않게 어느 정도 수준에 도달할 수 있습니다. 센스가 없으시다고요? 주입식 센스도 충분히 가능하니 걱정하지 마세요!
제가 생각하는 파워포인트를 어려워하는 이유는 디자인적인 부분도 크겠지만 기본적으로 사용하고자 하는 메뉴가 어디있는지 몰라 헤매게 되면서부터 난관에 봉착하게 된다고 봅니다. 어쩌면 생각하는 자료를 작성하기 위해 어떤 메뉴가 필요한지조차 모를 수도 있겠죠. 메뉴 하나하나를 리뷰해드리는 건 큰 의미가 없을 것 같구요. 바로 따라하실 수 있는 설정을 지금부터 알려드리겠습니다.
PPT 작업이 빨라지는 필수설정
서두에서도 말씀드렸듯이 파워포인트를 사용하며 작업의 속도와 편의성을 위해 필요한 설정은 무수히 많습니다. 물론 저도 앞으로 하나씩 다루기는 하겠지만 상당수는 여러분들이 관심을 가지고 필요한 설정을 직접 찾아가시는 것을 권해드립니다. 그렇게 익힌 것들은 쉽게 지워지지 않습니다. 오늘은 제가 정말 필요하다고 생각하는 것 두가지만 말씀드리겠습니다.
1. 빠른 실행 도구 모음
기능의 이름에서도 느끼실 수 있듯이 내가 자주 사용하는 메뉴와 기능의 빠른 실행을 가능하게 해주는 설정입니다. 물론 이것을 하냐마냐는 개인의 취향이고 선택이지만 저는 강력히 추천드립니다. 이 설정을 사용하시려면 우선 리본 메뉴의 개념부터 알고 계시는 게 좋습니다.
1.1. 리본 메뉴란?
위와 같은 메뉴는 많이 보셨죠? 이런 게 바로 리본 메뉴인데요. 리본 메뉴는 Microsoft Office 프로그램에서 사용자 정의 및 작업을 위한 기능을 포함한 주요 작업 창으로 파워포인트 뿐만 아니라 오피스의 모든 프로그램에서 통용되는 개념입니다. 이 메뉴는 사용자가 자주 사용하는 기능이나 명령에 빠르게 액세스할 수 있도록 도와줍니다. 빠른 실행 도구 모음은 바로 이 리본 메뉴의 위 또는 아래에 배치하여 사용하게 됩니다.
1.2. 빠른 실행 도구 모음 설정하기
1.2.1. 자주 사용하는 기능 정리해보기
우선 내가 어떤 기능들이 자주 필요한지 평소 PPT 작업 시 무조건 사용하는 기능이 무엇인지 생각을 하고 정리해 봅니다. 저 같은 경우는 텍스트 상자 그리기와 도형 삽입, 그리고 정렬기능 중 맞춤 메뉴를 가장 많이 사용합니다. 여러분도 이런 식으로 한번 생각해보시기 바랍니다.
1.2.1. 리본 메뉴에서 바로 추가하기
자주 사용하는 기능을 생각해 놓으셨다면 이제 빠른 실행 도구 모음에 추가를 해야겠죠? 먼저 리본 메뉴에서 바로 추가하는 방법입니다. 도형 삽입 메뉴를 먼저 추가해 보겠습니다.
도형삽입 메뉴에 마우스 우클릭을 하면 위와 같이 메뉴가 뜨는데요. 맨 위의 빠른 실행 도구모음에 추가를 클릭하시면 추가 끝났습니다. 허무할 정도로 간단하죠?
저는 개인적으로 리본메뉴 위에 배치하는 것을 추천드립니다. 아래에 배치하면 작업공간이 줄어들기 때문인데요. 상관이 없으시다면 어디에 배치하셔도 무방합니다. 아! 리본메뉴 상단, 하단 설정을 어떻게 하는지를 알려드리지 않았네요!
위의 이미지에서 노란 동그라미 쳐진 부분이 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 버튼인데요. 이 버튼을 누르면 다음과 같은 메뉴가 뜨게 됩니다.
밑에서 두번째 항목을 보시면 리본 메뉴 아래에 표시라고 보이실 겁니다. 이것을 클릭하면 빠른 실행 도구 모음이 리본 메뉴 아래도 이동하게 됩니다. 마찬가지로 아래에서 똑같이 사용자 지정 메뉴를 열어 보시면 똑같이 아래에서 두번째 항목에 이번에는 리본 메뉴 위에 표시가 보이실 겁니다. 그걸 클릭하시면 리본 메뉴 위로 다시 이동하게 됩니다.
어디에 배치하는 것이 편할지는 개인의 취향과 작업환경에 따라 다르므로 편하신대로 배치하여 사용하시면 됩니다.
1.2.2. 리스트에서 골라서 추가하기
상단 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 메뉴 항목 중 밑에서 세번째 기타 명령을 클릭하면 아래와 같이 명령을 선택할 수 있는 창이 뜨게 되는데요.
명령 선택을 보시면 초기 설정은 많이 사용하는 명령으로 되어있는 것을 보실 수 있습니다. 주요 기능은 이쪽에서 선택하시면 되는데요. 원하는 메뉴 선택 후 추가를 눌러 우측의 빠른 실행 도구 모음으로 추가시키면 됩니다. 좀 더 세부적인 기능을 원하실 경우 많이 사용하는 명령 우측의 화살표 부분을 클릭하면 메뉴가 롤아웃 되는데요.
위 항목 중 모든 명령을 선택하시면 선택할 수 있는 모든 명령을 보실 수 있습니다. 처음에는 많이 사용하는 명령을 위주로 사용해 보시다가 조금 익숙해지시면 모든 명령을 통해 좀 더 디테일한 설정들을 빠른 실행 도구 모음으로 추가할 수 있습니다. 이게 별 거 아닌 것 같지만 작업능률이 엄청나게 향상되는 것을 체감하실 수 있을 거라 확신합니다. 이리저리 살펴보시면 충분히 이해하실 수 있지만 더욱 디테일한 내용이 궁금하시다면 아래 링크로 들어가시면 마이크로소프트에서 제공하는 내용도 확인해 보시기 바랍니다.
2. 기본 도형, 기본 텍스트 상자 설정
다음 필수 설정은 기본 도형 설정과 기본 텍스트 상자 설정입니다. PPT 자료를 작성하게 되면 주로 사용하는 도형 스타일과 글꼴이 있을텐데요. 맑은고딕같은 시스템 기본글꼴과 푸르딩딩한 색깔의 도형이 기본 세팅값으로 되어 있는데요. 텍스트 상자와 도형을 추가할 때마다 내가 사용하기로 정한 글꼴과 도형 스타일을 반복적으로 세팅해주어야 하는 일은 여간 귀찮은 게 아닙니다. 이런 번거로움을 한번에 해결해주는 설정을 알려드리겠습니다.
2.1. 도형과 텍스트 상자 생성하기
우선 도형을 하나 만들어 봅시다. 사각형으로 해볼까요?
푸르딩딩하고 볼 품 없는 기본 도형이 만들어졌습니다.
이 스타일의 도형은 그냥 사용하셔도 무방하긴 합니다.
하지만 조금이라도 스타일리쉬하고 깔끔한 디자인을 하고 싶다면 기본도형과는 과감히 작별을 하셔야 합니다.
도형을 만드셨으면 텍스트 상자도 하나 만들어봅니다. 텍스트는 아무거나 입력합니다.
시스템 기본 글꼴인 맑은 고딕이 적용된 텍스트 상자가 만들어졌습니다. 맑은 고딕도 충분히 깔끔한 글꼴이지만 PPT 자료는 심미성과 함께 가독성이 굉장히 중요하므로 글꼴의 선택이 핵심이라고 할 수 있는데요.
여기까지 하셨으면 이제 스타일을 바꿔보겠습니다.
2.2. 기본 도형 설정
도형부터 설정해보겠습니다. 아까 만들어 둔 도형을 선택한 후 내 PPT 자료의 테마에 맞는 색깔을 선정하여 도형의 색깔을 바꾸어 줍니다. 그리고 테두리는 일단 없애주겠습니다. 도형은 기본적으로 테두리 없이 사용하는 것이 깔끔하므로 테두리가 없는 스타일을 기본으로 해두었다가 테두리가 필요할 때 적절한 색깔과 두께로 그때그때 설정하는 것이 좋습니다. 하지만 이 부분은 개인 취향이니 테두리가 필요하신 분들은 테두리도 원하는 색깔로 설정해주세요!
저는 주황색으로 색깔을 변경했습니다. 테두리는 없앴구요. 이 스타일을 내 PPT의 기본 도형으로 선택을 한 거죠.
그러면 이제 도형을 만들 때마다 이 스타일로 만들어지도록 설정을 해야겠죠?
도형에 마우스를 올리고 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 그러면 다음과 같은 메뉴가 열리게 됩니다.
위 메뉴에서 빨간 네모를 쳐 놓은 기본 도형으로 설정을 클릭하면 기본 도형 설정이 끝났습니다. 이제 아무 도형이나 만들어도 여러분이 설정한 도형이 아래와 같이 기본 스타일로 세팅되어 생성됩니다.
기본 도형을 설정했으면 이제 기본 텍스트 상자를 설정해 보겠습니다.
2.3. 기본 텍스트 상자 설정
텍스트 상자는 도형보다 설정할 요소가 많죠. 글꼴 종류, 텍스트 색깔, 글꼴 크기 그리고 필요한 경우 테두리까지 설정을 해야하는데요. 글꼴에 테두리는 특별한 경우가 아닌 이상 사용하지 않을 것을 권장드립니다. 테두리가 글씨를 먹어 들어가기 때문에 가독성이 떨어지고 조악해 보이게 됩니다. 글씨에 예쁘게 테두리를 넣는 꿀팁은 다음 콘텐츠에서 말씀드릴 예정입니다.
자, 이제 원하는 글꼴과 스타일을 적용해 봅니다. 저는 무료폰트인 에스코어드림을 많이 사용하는 편입니다. 가독성도 뛰어나고 다양한 두께를 제공하여 타이틀과 본문 모두 효과적으로 사용이 가능합니다. 색깔은 보통은 그냥 검은색으로 놔두고 테두리도 넣지 않습니다. 글꼴의 크기는 본문에 사용할 사이즈로 설정하시는 게 좋습니다.
제가 원하는 글꼴과 크기로 설정을 하였습니다. 여기부터는 앞서 기본 도형을 설정하였던 것과 동일합니다. 텍스트 상자에 마우스를 올리고 오른쪽 클릭을 하면 메뉴가 뜹니다.
위 메뉴에서 빨간 네모를 쳐놓은 기본 텍스트 상자로 설정을 클릭하면 기본 텍스트 상자 설정이 끝났습니다. 이제 새로운 텍스트 상자를 생성하면 아까 설정한 스타일이 자동으로 적용되어 글꼴과 폰트크기를 계속 바꾸지 않아도 됩니다.
마무리
지금까지 PPT 작업이 빨라지는 필수설정 중 두가지, 빠른 실행 도구 모음과 기본 도형 및 텍스트 상자 설정하는 방법을 알아보았습니다. 별 거 아닌 것 같지만 이 두가지만 설정해 두어도 계속 반복해야 하는 작업이 적잖이 줄어든 느낌을 확연히 받으실 겁니다. 앞으로 제가 여러가지 꿀팁들을 알려드릴텐데요. 하나하나 따라하시면서 익혀두시면 전문가 부럽지 않은 자료를 만들 수 있는 날이 올 거라 생각합니다.
저는 더욱 일상생활에 도움이 되는 정보를 가지고 돌아오겠습니다.
긴 글 끝까지 읽어주시고 따라와 주셔서 감사합니다!
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