이번 시간에는 알아두면 편리한 파워포인트 단축키를 정리해서 알려드리겠습니다. 단축키는 필수적인 것은 아니지만 저는 필수적이라 생각하는 아주 중요한 기능인데요. 이는 비단 파워포인트 뿐 아니라 윈도우를 포함한 모든 프로그램에 해당된다 해도 과언이 아닙니다.
사실 모르면 모르는대로 그냥 마우스로 찾아 클릭하여 원하는 기능을 수행할 수 있으면 그만인데요. 그렇다면 필수적인 것은 아니라면서 필수적이라는 모순되는 말을 하는 이유가 무엇일까요?
지금부터 단축키가 필요한 이유와 많이 사용되는 필수 단축키를 모아서 정리해보도록 하겠습니다.
파워포인트 단축키 사용 장점과 필요성
단축키가 무엇인지는 모르는 분들은 없을 것입니다. 그런데 막상 사용하려고 하면 기억하기도 귀찮고 어차피 자주 쓰는 메뉴 위치는 다 알고 있는데 그냥 마우스로 클릭하면 되지 굳이 키보드를 몇 개씩 눌러가며 실행하는 수고를 왜 해야 하냐고 생각하는 분들도 분명 계실 텐데요.
이는 단축키를 제대로 써 본 경험이 없기 때문에 드는 생각입니다. 어떤 프로그램이든 단축키를 사용함으로써 작업 시간을 획기적으로 단축할 수 있고 프로그램의 숙련도도 함께 상승하는 효과를 볼 수 있습니다.
단축키를 사용하면 해당 메뉴가 어디에 있는지 찾는 시간, 마우스 커서를 옮겨 수차례 클릭하는 수고로움을 한방에 건너뛰고 원하는 기능을 즉시 실행할 수 있다는 점이 장점이며 반드시 익혀서 사용해야만 하는 이유이기도 합니다.
제가 제목에 ‘장점과 필요성’이라고 써놓았지만 위에서 말씀드렸다시피 사실 단축키의 장점과 필요성은 일맥상통한다고 보시면 됩니다.
이것은 제가 아무리 말로 해봐야 와닿지 않으실 수 있습니다. 지금부터 하나씩 알려드릴테니 꼭 익혀서 사용해보시기 바랍니다.
파워포인트 단축키의 종류와 기능
파워포인트 단축키는 주로 Ctrl 키와 Shift 키를 활용하게 되며 때로는 함께 눌러 사용하기도 합니다. 하나씩 알아보겠습니다.
1. Ctrl 키를 이용한 단축키
Ctrl 키를 이용한 단축키는 보통 텍스트, 서식, 슬라이드 등에서 기본적인 작업을 수행하는 단축키가 많습니다.
1.1. 복사/붙여넣기(일명 복붙)
보통 ‘복붙’이라 불리는 복사/붙여넣기 기능인데요. Ctrl+c는 복사 Crtl+v는 붙여넣기를 실행합니다.
이는 파워포인트 뿐 아니라 윈도우, 워드, 엑셀 등을 포함한 현존하는 거의 모든 프로그램에서 공통적으로 사용되는 단축키인만큼 이미 널리 알려져 있으며 가장 사용할 일이 많은 단축키입니다.
1.2. 실행 취소(Undo)
작업 중 실수 등으로 앞으로 돌려야 할 때가 있죠. 그럴 때 사용하는 단축키가 바로 Ctrl+z인데요. Ctrl을 누른 채로 z 키를 반복적으로 눌러 여러 단계를 뒤로 돌릴 수 있습니다.
자료를 만드는 작업도 사람이 하는 일인지라 자잘한 실수는 수시로 발생하기 마련입니다. 실수하더라도 당황하지 말고 Ctrl+z를 눌러보세요!
1.3. 취소한 작업 다시 실행(Redo)
실행 취소를 반복해서 하다 필요 이상으로 앞으로 돌려버릴 때가 있습니다. 이 때는 Ctrl+y를 누르면 취소했던 작업이 다시 복원됩니다. 마찬가지고 Ctrl 키를 누른 채로 y 키를 반복적으로 눌러 원하는 단계까지 다시 실행시킬 수 있습니다.
1.4. 저장하기(Save)
중요도로 치면 0순위라 할 수 있는 저장 기능입니다. 상단에 디스크 모양으로 버튼이 있어 그것을 클릭해도 되지만 Ctrl+s 키를 눌러 저장할 수도 있습니다. 이 단축키는 습관적으로 한 번씩 눌러주는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
1.5. 슬라이드 추가하기
슬라이드를 추가할 때 특정 레이아웃을 불러오고자 한다면 상단 홈 탭의 새 슬라이드 버튼에 있는 화살표를 눌러 원하는 레이아웃을 선택해도 되는데요.
그런 거 상관없이 빨리 추가하고 싶다면 Ctrl+m을 눌러보세요. 바로 슬라이드가 추가됩니다.
1.6. 그룹화 하기
여러 개체를 하나의 그룹을 묶어야 할 때가 자주 있는데요. 이때 해당 개체들을 다중 선택 후 마우스 우클릭을 하여 그룹화를 클릭하시나요? 그럴 필요 없습니다. 선택한 상태에서 Ctrl+g 키만 눌러주면 그룹화가 완료됩니다. 그룹 해제는 뒤에서 다루겠습니다.
1.7. 전체 개체 선택하기
생각 외로 모르는 분이 많은 단축키입니다. 슬라이드의 모든 개체를 한번에 선택하는 단축키인데요. Ctrl+a를 누르시면 됩니다. 아마도 All의 a겠죠?ㅎㅎ 이걸 몰라서 슬라이드 전체를 드래그해서 선택하는 것을 심심치 않게 보았는데요. 여러분은 그러지 마세요^^;;;
1.8. 내용 바꾸기
파워포인트 작업을 하다 보면 특성 텍스트를 일괄 변경해야 하는 상황이 발생합니다. 만약 수 십 페이지에 달하는 자료를 만들었는데 이런 상황이 발생하면 정말 절망적이겠죠?
이때 눈물을 닦고 Ctrl+h 키를 눌러보세요. ‘바꾸기’라는 이름의 창이 뜹니다.
위에서 찾을 내용에 원본 내용을 입력하고 바꿀 내용에 바꿔야 할 내용을 입력한 후 ‘모두 바꾸기’를 클릭하면 찾을 내용에 입력한 텍스트에 해당하는 모든 내용이 일관 변경됩니다.
이때 띄어쓰기까지도 구분을 하기 때문에 주의하셔야 합니다.
2. Shift 키를 이용한 단축키
이번에는 Shift 키를 이용한 단축키인데요. 보통 텍스트, 도형, 그래프 등의 개체의 크기나 속성을 조정하는 단축키가 많습니다.
2.1. 대소문자 변경
영어로 텍스트를 작성한 후 맨 앞자 또는 전체를 대문자로 바꾸어야 할 경우가 있는데요. 이때 굳이 지우고 다시 쓸 필요가 없습니다. Shift+F3 키를 한번 누르면 첫 글자가 대문자로 바뀌고 한번 더 누르면 전체가 대문자로 바뀌고 한번 더 누르면 전체 소문자로 돌아옵니다.
별 거 아닌 것 같은데 알아두면 가끔 유용하게 쓰이는 단축키 중 하나입니다.
2.2. 눈금선 보기 토글
슬라이드에 개체를 배치할 때 정확한 위치로 배치하기 위해 눈금선을 사용하는 경우가 있습니다. 이 기능을 사용하려면 보기 탭으로 이동해 눈금선을 체크해 주어야 하고 끄고 싶으면 다시 보기 탭으로 이동해서 체크를 해제해야 하는데요. 이게 은근히 귀찮습니다.
이것도 단축키가 있습니다. Shift+F9 키를 누르시면 눈금선이 생기구요. 다시 한번 누르면 없어집니다. 이렇게 껐다 켰다 하는 것을 토글(Toggle)이라고 하는데요. 이것도 별거 아닌 것 같아 보이지만 알아두면 유용합니다.
2.3. 개체 크기 조정
개체의 크기를 조정할 때 대부분의 경우에는 개체 선택 후 조절자를 드래그하여 조정하는데요. Shift+방향 키를 눌러보면 한번 누를 때마다 5% 단위로 크기를 늘리고 줄일 수 있습니다. 미세조정은 필요 없고 개체의 크기를 조정해야 할 때 한번 사용해 보세요.
3. Ctrl+Shift 키를 이용한 단축키
Crtl 키와 Shift 키를 동시에 눌러 사용하는 단축키입니다.
3.1. 다른 이름으로 저장(Save as)
아까 저장 단축키가 뭐였는지 기억나시나요? Ctrl+s 였죠! 이것은 덮어써서 저장을 하는 것이구요. 다른 이름으로 저장해야 하는 상황도 발생합니다. 이때는 Ctrl+Shift+s 키를 누르면 다른 이름으로 저장 창이 뜨고 원하는 파일명과 경로를 지정하여 저장할 수 있습니다.
참고로 기능키 F12를 눌러도 같은 기능을 하니 손이 가는대로 사용하시면 됩니다. 저는 개인적으로 Ctrl+Shift+s가 더 익숙하더라구요.
3.2. 서식 복사/붙여넣기
앞에서 ‘복붙’을 알려드렸는데요. 이번에는 ‘서식 복붙’입니다. 서식을 복사하고자 하는 개체를 선택한 후 Ctrl+Shift+c를 누르면 서식이 복사되며 서식을 적용할 개체를 선택 후 Ctrl+Shift+v를 누르면 복사한 서식이 그대로 적용됩니다.
홈 탭에도 서식 복사 버튼이 있으나 이는 한 번만 붙여 넣을 수 있어 다소 아쉽고요. 단축키를 사용하면 한번 복사 후 계속해서 붙여 넣을 수 있어 훨씬 편리합니다.
3.3. 그룹화 해제
앞에서 Ctrl+g 키를 이용해 그룹화하는 것을 알려드렸는데요. 그룹화를 했으면 해제도 가능해야겠죠? 그룹화 해제는 Ctrl+Shift+g 키를 누르시면 됩니다. 마우스 우클릭을 통해 실행하는 것보다 훨씬 편리하니 꼭 사용해보세요.
마무리
지금까지 알아두면 편리한 파워포인트 단축키를 정리해 보았는데요. 일단 가장 많이 쓰이고 필수적인 단축키 위주로 알려드렸으며 유용한 단축키를 발견하거나 알게 되면 그때그때 업데이트하겠습니다.
저는 더욱 유용한 꿀팁을 찾아 돌아오겠습니다.